什么是出纳日记账及其重要性

出纳日记账是企业财务管理中最基础也是最重要的账簿之一，它详细记录了企业每日发生的现金、银行存款等货币资金的收付情况。作为会计核算的第一手资料，出纳日记账的准确登记直接关系到后续会计核算的质量和企业资金管理的安全。

出纳日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账两种：

现金日记账：专门记录企业库存现金的收入、支出和结存情况

银行存款日记账：记录企业银行存款账户的资金变动情况

规范登记出纳日记账的重要性体现在以下几个方面：

确保资金安全：通过逐笔记录可以及时发现资金异常流动

提供真实数据：为会计核算和财务报表编制提供准确依据

便于对账核查：方便与银行对账单、库存现金进行核对

明确经济责任：每笔收支都有据可查，明确相关人员的责任

支持经营决策：为管理层提供资金流动的实时信息

出纳日记账登记的基本规范

1. 登记依据

出纳日记账必须根据合法、有效的原始凭证进行登记，主要包括：

收款凭证、付款凭证

现金缴款单、现金支票

银行进账单、电汇单

发票、收据

费用报销单

工资发放表

严禁无凭证登记或凭白条登记。

2. 登记时间

当日事当日毕：所有收支业务必须在当天登记完毕

及时登记：业务发生后应立即登记，避免积压

日清月结：每日终了要计算当日收支和结存，每月终了要进行月结

3. 登记要求

连续登记：按时间顺序逐笔登记，不得跳行、隔页

准确完整：日期、凭证号、摘要、金额等要素必须齐全准确

清晰规范：书写工整，数字清晰，不得涂改、刮擦

余额计算：每笔业务后要随时结出余额

手把手教你登记出纳日记账

第一步：审核原始凭证

在登记前，必须严格审核原始凭证的真实性、合法性、完整性：

审核要点：

凭证是否真实存在，有无伪造

是否符合财经法规和企业制度

要素是否齐全（日期、金额、用途、签章等）

审批手续是否完备

金额计算是否正确

示例：

收到一张差旅费报销单，应审核：

是否有部门经理和财务负责人签字

附件张数是否与实际相符

金额大小写是否一致

是否超预算或超标准

第二步：确认会计分录

根据经济业务内容，确定正确的会计科目和借贷方向：

常见业务类型及分录：

提现：借：库存现金 贷：银行存款

存现：借：银行存款 贷：库存现金

报销费用：借：管理费用/销售费用 贷：库存现金/银行存款

发放工资：借：应付职工薪酬 贷：库存现金/银行存款

收到货款：借：银行存款 贷：主营业务收入/应收账款

第三步：填写日记账

现金日记账登记示例

假设2024年1月5日发生以下业务：

业务1： 从银行提取现金50,000元备用

凭证：现金支票存根 #001234

分录：借：库存现金 50,000 贷：银行存款 50,000

登记方法：

日期：2024-01-05

凭证号：现付#001234

摘要：从银行提现

收入：50,000.00

支出：0.00

结余：50,000.00

业务2： 张明报销差旅费2,800元

凭证：差旅费报销单 #005678

分录：借：管理费用-差旅费 2,800 贷：库存现金 2,800

登记方法：

日期：2024-01-05

凭证号：现付#005678

摘要：张明报销差旅费

收入：0.00

支出：2,800.00

结余：47,200.00

银行存款日记账登记示例

业务1： 收到客户A货款100,000元

凭证：银行进账单 #003456

分录：借：银行存款 100,000 贷：应收账款-A公司 100,000

登记方法：

日期：2024-01-05

凭证号：银收#003456

摘要：收A公司货款

收入：100,000.00

支出：0.00

结余：200,000.00

业务2： 支付供应商B货款80,000元

凭证：电汇单 #007890

分录：借：应付账款-B公司 80,000 贷：银行存款 80,000

登记方法：

日期：2024-01-05

凭证号：银付#007890

摘要：付B公司货款

收入：0.00

支出：80,000.00

结余：120,000.00

第四步：日清月结

每日终了必须完成：

计算当日收入合计、支出合计

结出当日余额

核对库存现金实存数

检查是否有未登记业务

每月终了必须完成：

结计本月收入、支出累计数

划红线结转下月

与银行对账单核对

编制银行存款余额调节表

常见错误及避免方法

错误1：凭证审核不严

表现： 凭证要素不全、审批手续缺失、金额计算错误

后果： 导致账务错误，甚至资金损失

避免方法：

建立凭证审核责任制

制定审核清单（见下表）

审核项目

标准

备注

凭证真实性

原件、印章齐全

防止伪造

合法性

符合财经法规

杜绝违规

完整性

要素齐全无缺

日期、金额、用途等

审批手续

按权限审批

经手人、证明人、审批人

金额计算

大小写一致

重新计算验证

错误2：登记不及时

表现： 积压凭证，集中登记

后果： 容易遗漏，难以核对，资金风险高

避免方法：

建立”收支两条线”制度

设置凭证传递时间限制（如2小时内必须传递到出纳）

使用电子台账辅助管理

错误3：摘要描述不清

表现： 摘要过于简单或模糊，如”报销”、”收款”

后果： 后期查账困难，无法了解业务实质

避免方法：

摘要必须包含：对象+事项+金额

示例：

❌ “报销”

✅ “张明报销北京差旅费2,800元”

❌ “收款”

✅ “收A公司1月货款100,000元”

错误4：余额计算错误

表现： 余额计算错误或忘记计算

后果： 无法及时发现差错，对账困难

避免方法：

每笔业务后立即计算余额

使用电子表格自动计算（见下文代码示例）

建立余额核对机制

错误5：跳行、隔页登记

表现： 为图方便跳行登记，或预留空行

后果： 破坏账簿连续性，容易被篡改

避免方法：

严格按顺序登记

如发生错误，按规定划红线更正并盖章

不得撕毁或抽换账页

错误6：现金日记账与银行存款日记账混淆

表现： 将银行存款业务记入现金日记账，或反之

后果： 账实不符，对账困难

避免方法：

明确区分现金和银行存款收支

现金业务只涉及现金收付

银行存款业务涉及银行账户变动

建立业务识别机制

错误7：未达账项处理不当

表现： 银行已收付但企业未登记，或企业已登记但银行未处理

后果： 账面余额与银行对账单余额不一致

避免方法：

编制银行存款余额调节表

及时处理未达账项

定期跟踪未达账项的处理情况

对账难题解决方案

1. 现金日记账对账

对账步骤：

每日核对：账面余额 vs 库存现金实存数

差异处理：立即查找原因，编制现金盘点表

长短款处理：查明原因后按规定处理

现金盘点表示例：

现金盘点表

日期：2024-01-05

账面余额：47,200.00

实存现金：47,200.00

差异：0.00

盘点人：王五

出纳：李四

2. 银行存款日记账对账

对账步骤：

逐笔核对：将银行对账单与日记账逐笔勾对

标记未达账项：银行已收付企业未记，或企业已记银行未处理

编制余额调节表：调整未达账项，使双方余额一致

银行存款余额调节表示例：

银行存款余额调节表

账户：基本户-工行

日期：2024-01-31

企业账面余额：120,000.00

银行对账单余额：135,000.00

加：银行已收企业未记

- 客户C货款：20,000.00

- 利息收入：5,000.00

小计：25,000.00

减：银行已付企业未记

- 手续费：500.00

- 代扣税款：10,000.00

小计：10,500.00

加：企业已收银行未记

- 存现：15,000.00

减：企业已付银行未记

- 电汇：10,000.00

调节后余额：134,500.00

3. 往来款项对账

对账方法：

定期（每月）与客户、供应商核对余额

发送对账函（见下文模板）

编制余额核对表

差异及时处理

对账函模板：

对账函

致：A公司

截至2024年1月31日，贵公司与我司往来余额为：

应收账款：50,000.00元

应付账款：30,000.00元

请核对，如有差异请在3个工作日内反馈。

4. 内部往来对账

对账内容：

备用金核对

部门借款核对

个人借款核对

管理要求：

建立备用金台账

定期清理个人借款

超期未还的按规定处理

电子化管理工具

Excel应用示例

现金日记账Excel模板（公式）：

| 日期 | 凭证号 | 摘要 | 收入 | 支出 | 结余 |

|------|--------|------|------|------|------|

| 2024-01-05 | 现付001 | 从银行提现 | 50000 | 0 | =E2+F2-G2 |

| 2024-01-05 | 现付002 | 张明报销 | 0 | 2800 | =E3+F3-G3 |

关键公式：

结余单元格（F2）：=SUM($F$1:F1)+E2-G2

余额自动计算，避免手工计算错误

财务软件应用

主流财务软件功能：

自动登记：根据凭证自动生成日记账

实时对账：自动与银行对账单核对

预警功能：异常收支自动预警

报表生成：自动生成余额调节表

推荐软件：

用友、金蝶（传统财务软件）

浪潮、远光（集团财务）

账无忌、云报销（云财务）

内部控制要点

1. 岗位分离原则

出纳不得兼任会计稽核

出纳不得保管会计档案

支票保管与印章保管分离

2. 审批权限设置

金额范围

审批人

备注

1万元以下

部门经理+财务经理

常规支出

1-10万元

总经理+财务总监

重大支出

10万元以上

董事会+财务总监

特别授权

3. 定期轮岗

出纳岗位每2-3年轮岗一次

轮岗时必须办理交接手续

交接内容包括：账簿、凭证、现金、印章等

4. 监督检查

内部审计定期检查

突击盘点现金

银行账户查询授权管理

总结

规范登记出纳日记账是企业财务管理的基础工作，需要做到：

严格审核凭证：确保每笔业务真实合法

及时准确登记：当日事当日毕，摘要清晰

每日核对余额：账实相符，账证相符

定期全面对账：银行、往来、内部全面核对

善用工具方法：电子表格、财务软件提高效率

强化内部控制：岗位分离，权限明确

只有坚持规范操作，才能避免常见错误，解决对账难题，确保企业资金安全，为经营管理提供可靠依据。记住：基础不牢，地动山摇，出纳工作看似简单，却是企业财务大厦的基石。